はじめに：こんなケース、あなたの会社でもありませんか？
「先日のAさんの件で、もう少し早く対応できていれば……」
みなさんも、そんな反省をした経験はありませんか？ 先日、ある企業の人事担当者が、こんな相談を寄せてくれました。
Aさんは最近、仕事を休むことが増え、職場でも元気のない様子が目立つようになりました。心配した上司がAさんと何度か面談を行ったところ、「仕事が負担になっている」、「辞めたほうが楽かもしれない」と本音を聞き出すことができました。上司は「仕事の調整をするから一緒に頑張ろう」、「体調がすぐれない時は在宅勤務を活用しよう」と励まし、その後、Aさんは一時的に調子を取り戻したように見えました。
しかし、その後も、Aさんの体調不良は続き、勤怠不良はあまり改善しませんでした。上司は「出社が難しければ在宅勤務でもいいよ」と、特別に週5日の在宅勤務を認めることにしました。しかし、Aさんは、日中は体調不良で仕事が進まず、夜間に仕事をして取り戻す生活を繰り返すようになり、やがて、それも難しくなりました。最終的には「自宅療養が必要」という診断書を提出し、休職に至ったのです。
人事部内でも「もっと早く対応できていれば…」と声は上がったものの、業務の忙しさからか、具体的な改善策や対応が講じられることはなく、担当者の間で「次から気をつけよう」という話にとどまりました。これでは、同じような問題が再発するリスクが残ったままです。
健康管理の仕組みを見直そう
社員の健康問題は、予測が難しく、時には突然現れます。さらに、時代の変化や働き方の多様化にともない、新しい課題が次々と生まれています。こうした状況に適切かつ迅速に対応するためには、産業医面談を含む社内の健康管理体制を定期的に見直し、改善を図ることが重要です。
この記事では、産業医面談の仕組みを振り返り、運用を改善するためのチェックリストをご紹介します。これを活用し、自社の仕組みが適切に機能しているか確認しましょう。見直すべきポイントが見つかれば、それが改善のスタートです。
1. 産業医面談の基本プロセスが明確になっていますか？
産業医面談を効果的に行うには、次の基本的なステップが明確に定められている必要があります：
- 対象者の特定（健康診断結果や長時間労働者を基準に）
- 面談の実施（社員の状況を丁寧にヒアリングし、必要な措置を検討）
- 意見書の作成（就業制限や業務調整を明記した文書を発行）
- 会社による対応（就業制限や業務調整などを実施）
- 継続的なフォローアップ（定期的に状況を確認し、対応をアップデート）
これらの流れが不明瞭だと、対応の遅れや見落としが発生しやすくなります。
>>> 関連記事：産業医面談がうまく機能しない原因と解決策
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2. 情報共有はスムーズですか？
健康情報の伝達が滞ると、対応の遅れを招きます。以下のポイントを確認しましょう：
- 健康診断や労働時間のデータが産業医に届いているか。
- 衛生管理者、産業看護職、人事担当者が把握した情報が産業医に共有されているか。
- 面談結果や産業医の意見が現場の上司に確実に共有されているか。
- その後の職場の対応状況が産業医にフィードバックされているか。
- 産業医・人事担当者などのミーティングが定期的に行われているか。
社員の健康に関する情報が適切に共有される仕組みを整えることで、対応のスピードと精度が向上します。
>>> 関連記事：産業医面談が機能しない理由と解決策を徹底解説（相談の申し込み、意見書の伝達）
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3. 就業規則やルールが整備されていますか？
産業医面談のスムーズな運用のためには、次のようなポイントを就業規則に明記することが重要です：
- 面談の対象者や実施タイミング
- 産業医の意見書の取り扱いと、その後の対応策の流れ
- 必要な場合に会社が産業医面談や病院受診を指示するルール
社員のプライバシーを保護しつつ、どんな状況でも一貫した対応ができるようルールを整備しておきましょう。
>>> 関連記事：産業医面談を円滑に進めるための社内規則の整備
4. 社員や管理職への周知は十分ですか？
相談窓口の存在や活用方法を社員に伝えていますか？また、管理職向けの研修では、次の内容をカバーしましょう：
- 健康問題に対する初期対応の方法
- 部下の健康状態に気付くポイント
- 産業医面談につなげるタイミングとその方法
管理職が適切な行動を取れるようになることで、健康問題の早期発見と対応が進みます。
>>> 関連記事：社員が気軽に相談できる職場づくり：相談窓口の整備と管理職研修
まとめ：仕組みを定期的に点検し改善を
産業医面談の仕組みは、社員の健康と安全を守るための重要な基盤です。以下のチェックリストを活用し、自社の仕組みを振り返りましょう：
- 産業医面談の基本プロセスが明確に定められているか
- 社員の健康に関する情報共有を適切に行う仕組みがあるか
- 就業規則や対応ルールが整備されているか
- 相談窓口が定期的に社員に周知されているか
- 管理職向け研修が定期的に実施されているか
仕組みの見直しは、一見地味で手間のかかる作業ですが、職場の健康と安全を支える大きな力になります。問題点が見つかれば、それは改善にむけた第一歩です。さっそくチェックリストを使って、自社の仕組みを点検してみましょう！
