案内メールの作成を効率よく行うためのExcelマクロ（Windows、Mac 両対応）

産業医として社員の健康管理の仕事をしていると、たくさんの「お知らせメール」や「案内メール」を送信する機会があります。

同じ文面であればBCCを使った一斉送信ができますが、健康診断の受診日程の案内、産業医や心理職との面談の日程の案内など、相手ごとに少しずつ文面を変えたい場面もあります。こうしたメールを何十通も作成するのは、かなり時間がかかりますし、宛先や内容を間違えないよう神経を使うので、とても疲れます。

そこで、あらかじめ作成したひな形や一覧表に基づいて、自動的にメールの下書きを作成してくれるExcelマクロを作りました。メールの誤送信を防ぐため、Outlookの下書きフォルダに保存するところまで自動化しています。その後、Outlookの画面から手動で送信を行ってください。

返信先を変更することもできます。例えば、問い合わせなどを複数の担当者に送って欲しいときや、別の問い合わせ用アドレスに送って欲しいときなどに、返信先のアドレスを指定できます。きっと多くの場面で役立つと思います。ご活用いただければ幸いです。

必要なもの

Microsoft Excel (Windows版もしくは Mac版)
Windowsの場合は、Microsoft Outlook を使用してメールの下書きを作成します。
Macの場合は、標準のメールアプリを使用します。下記のApple Scriptをあわせてダウンロードしてください。

※ 上記以外のメールソフトには対応していません。

使い方

初期設定シートの内容に従って、Excelの初期設定を行います。（Macの場合は、Visual Basicの編集画面から「Microsoft Outlook XXX Object Library」を設定する作業は不要です。）
メールの署名、返信先アドレスなどを記入します。

メール署名、返信先アドレスなどの入力
メールのひな形を準備します。メールの件名や本文の一部に、宛先の名前や、特定の文字列を挿入することができます。ひな形はいくつでも作成できます。

メールのひな形
作成したいメール一覧を準備します。宛先アドレス、宛先指名、ひな形を選択し、さらに、タイトルや本文に挿入する文字列を入力します。添付ファイルも5つまで指定できます。ファイル名はフルパスで指定します。

作成するメールの一覧
プレビューボタンを押すと、作成するメールの一覧が表示されます。宛先、タイトル、本文などの内容を確認します。

作成するメールのプレビュー画面
メール自動作成ボタンを押すと、Outlookの下書きフォルダにメールが作成されます。（Macの場合は、下記のApple Scriptを用います。詳しくは下記を参照してください）。
Outlookの画面から、メールの内容を確認し、問題なければメールを送信します（メールを選択して Alt + S キーを押すと送信できます）。