案内メールの作成を効率よく行うためのExcelマクロ(Windows、Mac 両対応)

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産業医として社員の健康管理の仕事をしていると、たくさんの「お知らせメール」や「案内メール」を送信する機会があります。

同じ文面であればBCCを使った一斉送信ができますが、健康診断の受診日程の案内、産業医や心理職との面談の日程の案内など、相手によって少しずつ文面を変えたい場面もあります。こうしたメールを何十通も作成するのは、かなり時間がかかりますし、宛先や内容を間違えないよう神経を使うので、とても疲れます。

そこで、あらかじめ作成したひな形や一覧表に基づいて、自動的にメールの下書きを作成してくれるExcelマクロを作りました。メールの誤送信を防ぐため、Outlookの下書きフォルダに保存するところまで自動化しています。その後、Outlookの画面から手動で送信を行ってください(Macの場合はOS標準のMailアプリを使います)。

Windowsの場合は、返信先を変更することもできます。例えば、問い合わせなどを複数の担当者に送って欲しいときや、別の問い合わせ用アドレスに送って欲しいときなどに、返信先のアドレスを指定できます。

きっと多くの場面で役立つと思います。ご活用いただければ幸いです。

必要なもの

  • Microsoft Excel (Windows版 もしくは Mac版)
  • Windowsの場合は、Microsoft Outlook を使用してメールの下書きを作成します。
  • Macの場合は、標準のメールアプリを使用します。下記のApple Scriptをあわせてダウンロードしてください。

※ 上記以外のメールソフトには対応していません。

使い方

  1. 初期設定シートの内容に従って、Excelの初期設定を行います。(Macの場合は、Visual Basicの編集画面から「Microsoft Outlook XXX Object Library」を設定する作業は不要です。)
  2. メールの署名、返信先アドレスなどを記入します。

    メール署名、返信先アドレスなどの入力

    メール署名、返信先アドレスなどの入力

  3. メールのひな形を準備します。メールの件名や本文の一部に、宛先の名前や、特定の文字列を挿入することができます。ひな形はいくつでも作成できます。

    メールのひな形

    メールのひな形

  4. 作成したいメール一覧を準備します。宛先氏名、宛先アドレスを入力し、ひな形を選択します。さらに、タイトルや本文に挿入する文字列を入力します。添付ファイルも5つまで指定できます。ファイル名はフルパスで指定します。

    送信したいメールの「送信フラグ」欄に「1」を記入します。メール送信フラグが「1」のメールのみ次の処理に進みます。「0」のメールは処理されません。準備したメールの一部のみ送信したいときに便利です。

    作成するメールの一覧

    作成するメールの一覧

  5. プレビューボタンを押すと、作成するメールの一覧が表示されます。宛先、タイトル、本文などの内容を確認します。修正する場合は、前のステップに戻って修正し、再度「プレビュー」ボタンを押すか、あるいは、このシート上の内容を修正します。

    作成するメールのプレビュー画面

    作成するメールのプレビュー画面

  6. メール自動作成ボタンを押すと、Outlookの下書きフォルダにメールが作成されます。(Macの場合は、下記のApple Scriptを用います。詳しくは下記を参照してください)。
  7. Outlookの画面から、メールの内容を確認し、問題なければメールを送信します(メールを選択して Alt + S キーを押すと送信できます)。
Outlookの下書きフォルダを確認し、手動で送信する

Outlookの下書きフォルダを確認し、手動で送信する

Macでメールの下書き作成を行う場合

Macでは、Excelマクロを使ってメールを作成できないため、Apple Scriptを用いて、Mac標準の「メール」アプリを使って下書きを作成するようにしました。ExcelファイルとあわせてApple Scriptのファイルをダウンロードし、以下の手順で利用してください。

  1. Excelファイルの「メール送信簿」シートに送信したいメールを記入する
  2. 「送信プレビュー」ボタンを押す。
  3. 「送信プレビュー」シートの内容を確認する。
  4. ここでExcelファイルを開いたまま、以下のApple Scriptをスクリプトエディタで開いて実行する。すると、メールアプリに下書きが作成される。

注意点: Macのメールアプリを使うときは「返信先アドレス」を設定することができません。返信先アドレスが指定されている場合は、CCアドレスに追加されます。

著作権・免責事項・ライセンス

  • 作成(著作権者):難波克行
  • 作成日:2020/9/25
  • 免責事項:著作権者は、このファイルを用いて生じたいかなる事態・損害にも責任を負わないものとします。
  • ライセンス:このファイルの改変・複製・再配布・改変したものの再配布などは、自由に行って構いません。ソースコードの開示・非開示もどちらでも構いません。

ダウンロード(最新バージョン)

ダウンロード(旧バージョン)

更新履歴

  • 2020/9/28:ver 1.01 公開
  • 2020/9/27: Mac用のApple Script ver 1.00公開
  • 2020/9/26:ver 1.00 公開
  • 2020/10/16: ver 1.10 公開(添付ファイル機能を追加)