前回の記事(ストレスフリーの仕事術 《GTD》、はじめました)では、GTD (Getting Things Done) という仕事術について紹介しました。GTDというのは、次にやるべきことをしっかり手帳で管理し、雑念や心配事に悩まされることなく、目の前のタスクに集中するための方法です。
週次レビューとは「散らかってきた頭の中を整理すること」
GTDの大事なポイントは、週に1度、「週次レビュー」という作業をすることです。週次レビューというのは、プロジェクトの変更、新しい仕事、新しいメールなど、この1週間で散らかってきた頭の中をスッキリと整理しなおす作業です。
週次レビューの手順は、収集のプロセス、整理のプロセスに分かれています。
(1) 収集のプロセス
受信箱、手書きのメモ、メール、留守番電話、手紙、手帳などを参考にしながら、頭の中の「やるべきこと / やりたいこと / 気になっていること」をリストに書き出します。リストはPCで作成しても手書きでも構いません。仕事のことだけでなく、プライベートのこともなるべく多く書き出しましょう。GTDの「プロジェクト」リストや「いつか/もしかしたら」リスト、トリガリストも参考になります。
書き出したリストは、受信箱に入れます。
(2) 整理のプロセス
次に、受信箱の中身をひとつずつ整理していきます。2分以内でできることはその場で処理し、近々やるべきことは手帳に書き込み、そうでないことはプロジェクトとしてメモしておくか、ファイルに保管します。詳しくは「ITmedia Biz.ID：写真でわかるGTD (週次レビュー編)」をご覧下さい。例えば、次のようにして処理していきます。
- 10月にウィーンで行われる研究会の案内状。おそらく参加しないと思うが、申込み期限の2週間前に再検討することに。その日のToDoリストに書き込んだ。
- プロジェクトリストを見ながら、進行中のプロジェクトの進行具合を確認。来週中に行うことをリストアップして、それぞれの日付のToDoリストに書き込んだ。
- 社内でTOEICが受験できるというメール。2分以内で作業できそうだったので、申込み処理をオンラインで済ませた。受験の日時を予定表に書き込み、ToDoリストに「TOEICの問題集を買うこと」と記入。
- 請求書 2通。用紙に必要事項を書き込み、外出用のカバンの中に放り込んだ。振り込みできそうな日のToDoリストに書き込んだ。
- 気になった雑誌記事の切り抜き。保存することにした。2分以内でざっと目を通して、大事な部分にマーカーで線を引き、保存するフォルダ名を書いたポストイットをはり、週次レビューの後でまとめてファイルした。
- メルマガのネタにしようと購入した「禁煙セラピー」の本。まだ読めそうにないので、本棚の「時間があったら読む」コーナーへ移動した。
- 週次レビューの時に、iPodのUSBケーブルが欲しかったことを思い出した。今週末に買おうと思い、ToDoリストに書き込んだ。
- 「いつかやる」リストの「英会話」の部分に、「TOEIC(8月)」と書き加えておいた。
- 「いつかやる」リストの「窓の掃除」は、年末までやらないことに決めた。「(年末までやらない)」と書き加えた。
- 「いつかやる」リストに、映画館で映画を見るという項目を発見。「CARS」のチケットをオンライン予約し、上映時間を予定表に書き込んだ。
1時間で頭スッキリ、週末ゆったり
今回の週次レビューは、収集のプロセスに30分、整理のプロセスに30分、合計で1時間かかりました。
週次レビューを行うと、机の上の受信箱、Outlookのメモなど、あらゆる受信箱の中身がすべて空っぽになります。情報や仕事がしかるべき場所に保管され、来週やるべきことが手帳に書き込まれた状態です。
週次レビューを終えると、肩の荷が下りたというか、見通しがついたというか、頭の中が軽くなったような爽快感を覚えます。おかげで週末はゆったり過ごせそうです。
頭の中がスッキリすると、どんどんアイディアが浮かんできます。いいアイディアは忘れずメモを取り、受信箱に放り込んでおけば安心です。この「信頼できるシステムを持っているという安心感」が、GTDの一番のメリットだと思います。
