仕事でメールを書くときは「おきまりの定型句」を活用すると、作業の効率が高まります。さらに、少ないキータイプで定型文を入力できれば、仕事がもっとはかどるようになります。
例えば、IMEの単語登録機能を使って「いつもお世話になっております。」という文章を「いつ；」という語句に登録しておくと、キー入力が5分の1ですみます。この時、意図せぬ変換を避けるために、”；”をつけて登録するのがコツです。
TextExpander (Mac) やTypeIt4Me (Mac) 、PhraseExpress (Windows) などの専用ソフトを用いれば、もっと短い語句に登録できたり、複数行にわたる語句を登録できたりと活用の幅が広がります。
私は次のような語句を登録していますが、これだけで、メールを書くスピードが3倍くらい速くなったように感じます。仕事のメールのほとんどは報告や連絡なので、こうした定型文の組み合わせで対応できるのです。
- ch; ＝ ○○○○株式会社の難波です。
- kk; = ○○○部○○○グループの難波です。
- it; = いつもお世話になっております。
- tp; = を添付してお送りします。
- gk; = ご確認よろしくお願いいたします。
- yr; = よろしくお願いいたします。
- yk; = 要件のみで失礼いたします。
- ij; = 以上、よろしくお願いいたします。
- sg; = （よく使う短いメール署名）
- sg2; = （長いメール署名）
