私たちは毎日たくさんの電子メールを処理しています。しかし、時には「何を伝えたいのか、何をして欲しいのか」がわかりにくいために、重要な連絡事項がうまく伝わらないことがあります。電子メールで延々と議論をしたり、的外れな質問と回答がすれ違ったりして、人間関係の摩擦を生むこともあります。
1. 私たちは、自分にとって都合の悪い内容がメールに書かれていると、送信者の気持ちをネガティブな方に深読みしがちです。送信者にそのつもりが無くても、受信者が落ち込んだり、怒ったりすることがあるのです。電子メールを書くとき、読むとき、「他人の気持ちの読み過ぎ」には気をつける必要があります。
2. 言いにくい内容こそ、相手の反応を見ながら口頭で伝えるようにします。メールよりも電話で、電話よりも直接会って話しましょう。相手の反応を見ながらコミュニケーションできるので誤解が少なく、問題解決に向けた議論をその場で行うこともできます。「DESC法」を用いて問題を整理し、アサーティブな対応を心がけましょう。
3. 決定事項を伝達するとき、伝えたいこと・相手にお願いしたいことを明解に書きます。遠回しな表現、曖昧な表現は避けて、要件を簡潔にまとめましょう。前置きの後に結論を書くのではなく、先に結論を書いてから前置きを書きます。タイトルは具体的でわかりやすいものにします。相手にお願いするアクションがある場合には、締め切りも含めて、きちんと明記します。
4. 相手の状況や仕事を思いやった一言を添えます。あまりに事務的なメールは、かえって相手を不安にさせることがあります。例えば、部下からの報告書を受け取ったときに「受け取りました」とだけ返信するより、「ご苦労さま。受け取りました。今週は出張が続くので移動中に目を通します。コメントは来週の火曜日まで待ってください」と返したほうが部下は安心します。
5. 相手がそれを何度も読み直したり、聞き返したり、不安になったり腹を立てたりするコストを考えてみましょう。電子メールを使えば、どんな遠くへも瞬時に情報を送信できます。情報発信のコストが低いせいで、ついつい気軽に、パッと書いてパッと送信しがちです。けれども、送信者がちょっぴり惜しんだ、その何倍もの時間が無駄になっているかもしれません。
要件や相手にあわせてやり方を上手に選ぶことが、コミュニケーションの「時間的なコスト」「精神的なコスト」を下げ、職場の良好な人間関係や、心身の健康を維持することにつながります。
