「職場のメンタルヘルスの問題を何とかしたい」「ストレスの少ない、みんなが生き生きと働ける職場を作りたい」という声をよく聞きます。しかし、なかなかいい方法が見つからず、みなさん苦労しているようです。
職場のストレスを軽減するための方法はいくつもありますが、中でも、最も効果的な方法のひとつが「オフィスの整理整頓」だと言ったら、みなさん驚かれるでしょうか。
雑然としたオフィスでは人間関係まで悪くなる
整理整頓ができていないオフィスでは「何がどこにあるのかわからず、仕事が進みにくい」「作業場所が狭くて仕事がしづらい」「共有の文具がいつも行方不明になっている」「書類を回覧しているうちに、どこにいったかわからなくなる」「大事な情報が見つからない、うまく共有できない」「担当者が変わると、何がどこにあるかわからなくなる」など、仕事がスムーズに進まず、イライラがつのり、人間関係までぎくしゃくすることがあります。
何がどこに保管してあるのか、わかるようにする
オフィスの整理整頓の目標は「何がどこにあるのか、みんなが分かるようにすること」、「共有管理／個人管理／私物を区別すること」、「作業場所／保管場所／一時保管場所を区別すること」です。
工場などでは、ドラム缶1本、スパナの1本、ネジの1本にいたるまで、工具の置き場所がそれとわかるように表示されています。そのおかげで、誰がいつ工具を使っても、元の場所にきちんと戻すことができ、気持ちよく仕事ができるのです。オフィスでもそうした「わかりやすい表示」を見習うべきです。
私物の管理があいまいだと、人間関係がいびつになる
また、特に注意が必要なのが「私物の管理」です。例えば、ある人の私物が共有場所にいつも置かれていたり、私物ロッカーの割り当てがあいまいだったりすると、そこに「見えない序列」が生まれ、不公平やいじめの温床になることもあります。私物を置く場所は、全員に公平に確保しましょう。
健康管理室はブラックボックスになりがち
また、会社の「健康管理室」は、従業員の健康情報というプライバシー性の高い情報を管理しているだけに、特別な情報管理と整理整頓の徹底が必要です。しかし実際のところは、総務や人事の目が届かないブラックボックスになりがちで、フタを開けてみてびっくり……なんてこともあります。
書類を整理してすっきりと風通しのよい職場を
「最近、職場の雰囲気が…」「どうも仕事が非効率的で…」とお悩みの方に「文書管理キャンペーン」はいかがでしょうか。みんなで汗を流して、古くなった書類を片付け、すっきりとした風通しのよい職場を作りましょう。
