メールの仕分け機能を使って効率的にメールを処理する

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メールの自動仕分け機能

仕事のメールがたくさん届いて処理しきれない時は、メールソフトの自動仕分け機能を使って、CCやBCCで届くメールをあらかじめ仕分けておくと便利です。自分宛てにTOで送られてきたメールを優先して処理できるようになります。

例として、Microsoft Outlookを使って、CCメールとBCCメールに分類項目(タグ)をつけ、さらにそれぞれ別のフォルダに保存する方法を紹介します。

(1) CCメールを別フォルダに保存する設定

  • [宛先]に自分の名前がない場合、さらに [CC]に自分の名前がある場合
  • 分類項目 CC を割り当てる、さらに CC フォルダーへ移動する
  • 重要度が 重要度 – 高 の場合を除く、か 会議出席依頼または会議の更新である場合を除く

(2) BCCメールを別フォルダに保存する設定

  • [宛先]に自分の名前がない場合
  • 分類項目 BCC を割り当てる、さらに BCC フォルダーへ移動する
  • [CC]に自分の名前がある場合を除く、か 重要度が 重要度 – 高 の場合を除く、か 会議出席依頼または会議の更新である場合を除く

自動仕分け機能を使ってみた感想

TOで送られてきたメールを優先して処理していると、仕事がはかどるのはもちろん、「大事なメールが他のメールにまぎれることがなく、きちんと処理できている」という安心感が得られます。

CCで送られてくるメールといえば、たいてい、他の担当者同士のやり取りです。自分の業務と関係があまりないやりとりがえんえんと続くこともあり、結論だけ見ておけばよいものもあります。BCCで送られてくるいろいろな案内は、時間があるときに確認すれば十分です。