大量のメールをさばく効率的なメール術

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毎日、大量のメールが届き、メールの返信だけで何時間もかかってしまうことがあります。返信しても、返信しても、新着メールが常にやってくるため、受信トレイと格闘しているだけで一日が終わってしまうような気分になってしまい、自分の仕事を進めることができない日もあります。

そこで私は、大量のメールに振り回されることがないように、次の3つのことを実践しています。この方法を取り入れてから、大量のメールの処理も、休暇あけのメール処理ですら、ストレスなく行えるようになりました。

(1) CCメールとBCCメールを自動仕分け

メールソフトの自動仕分け機能(フィルタリング機能)を用いて、CCメールやBCCメールを別のフォルダに移動すると、受信トレイの見通しがよくなり、重要なメールを見つけやすくなります。

まず、「CCメール」「BCCメール」という名前のフォルダを作ります。また、メールソフトの自動仕分け機能を用いて、自分の宛先がCCに登録されているメールを「CCメール」フォルダに、自分の宛先がTOにもCCにも登録されていないメールを「BCCメール」フォルダに移動するように設定します。

メールを処理するときは、まず、自分が宛先(To)に含まれるメールを優先して処理します。CCメールの大半は、他の人のメールのやりとりに自分がCCに入っているだけのことが多いため、最初と最後の結論だけ見ておきます。BCCメールは、一斉通知のお知らせなどが多いので、関係ありそうなものだけざっと目を通します。

(2) 昨日までに届いたメールのみ表示する

メールソフトのスマート検索フォルダ機能を用いて、昨日まで(あるいは今朝の8:00まで)に届いたメールのみを表示するように設定します。スマート検索フォルダとは、一定の検索条件に該当するメールのみ表示してくれる機能のことです。

こうすることで「昨日までに届いたメール」と、「今日になってからリアルタイムにどんどん届くメール」を区別できます。メールを処理するときは、「昨日までに届いたメール」を先に片付けるようにします。「今日になってからリアルタイムに届くメール」は、明日まで無視するか、時間に余裕があるときに中身を確認するようにするとよいでしょう。

メールの受信トレイは、メールが届くたびに未読件数が増えていきますが、「昨日までに届いたメール」は、それ以上には増えません。落ち着いて処理すると最終的には「ゼロ」になります。メールの新着通知機能をオフにするとより効果的です。

(3) 送信メールを減らすと、受信メールも少なくなる

電子メールとは、送信するメールが少なければ少ないほど、受け取るメールも少なくなるようです。私は、なるべく送信するメールを減らすよう、次のようなことに気をつけています。その結果、受信するメールの数も徐々に少なくなり、以前よりメールの処理や管理が楽になりました。

  • 用件を、わかりやすく、短く、正確に書く
  • 文通状態にならないよう、一往復でやりとりが終わらないときは、電話をかけたり、話しをしたりする
  • メールを「翌朝までに相手に届く手紙」だと考えて送信する
  • 絶対に必要なメールのみ送信する
  • メールに返信して欲しい相手のみを宛先(To)に入れる
  • 宛先に含まれる全員に返信せず、返信するときは必要な宛先に絞る