単語登録 / TextExpander / PhraseExpressで仕事力をアップ!

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仕事でメールを書くときは「おきまりの定型句」を活用すると、作業の効率が高まります。さらに、少ないキータイプで定型文を入力できれば、仕事がもっとはかどるようになります。

例えば、IMEの単語登録機能を使って「いつもお世話になっております。」という文章を「いつ;」という語句に登録しておくと、キー入力が5分の1ですみます。この時、意図せぬ変換を避けるために、”;”をつけて登録するのがコツです。

TextExpander (Mac) やTypeIt4Me (Mac) 、PhraseExpress (Windows) などの専用ソフトを用いれば、もっと短い語句に登録できたり、複数行にわたる語句を登録できたりと活用の幅が広がります。

私は次のような語句を登録していますが、これだけで、メールを書くスピードが3倍くらい速くなったように感じます。仕事のメールのほとんどは報告や連絡なので、こうした定型文の組み合わせで対応できるのです。

  • ch; = ○○○○株式会社の難波です。
  • kk; = ○○○部○○○グループの難波です。
  • it; = いつもお世話になっております。
  • tp; = を添付してお送りします。
  • gk; = ご確認よろしくお願いいたします。
  • yr; = よろしくお願いいたします。
  • yk; = 要件のみで失礼いたします。
  • ij; = 以上、よろしくお願いいたします。
  • sg; = (よく使う短いメール署名)
  • sg2; = (長いメール署名)