議事録ドリブンの会議を試してみた

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 2〜3月はいろいろな会議があります。会議の準備をするための会議や、その会議のための打ち合わせなどで、あっという間にスケジュールが埋め尽くされてしまいます。そうなると、会議にばかり時間がとられ、肝心の仕事がちっとも進まない、という困った状況におちいります。

議事録ドリブン方式、という解決策

 そんな事態を避けるために、今日は「議事録ドリブン方式」で会議を進めてみました。議事録ドリブンとは「議事録をスクリーンに映しながら会議を進めることで、会議の終了時に議事録を完成させ、議事進行の効率化と、会議後の作業の迅速化を図る方法のこと」です。

議事録をスクリーンに映しながら会議を進める

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議事録ドリブンの議事録テンプレート(Wordファイル)

 今日は、1時間半と1時間の2つの会議で、議事録ドリブン方式を試してみました。上のような議事録をスクリーンに投影し、結論やToDoを確認しながら、議事をひとつずつ進めていきます。

 議論が白熱すると、つい、同じ話を蒸し返したり、話が横道にそれたりしがちです。でも、今日は大丈夫。議事録を示しながら「さっき、こんな意見が出てましたよね」「こんなふうに結論を確認しましたよね」「そのことは次の議題で話しましょう」と、上手に会議を進めることができました。

 会議終了時には議事録が完成しており、すぐに議事録を配布できます。トピックごとのToDoリストを見れば、それぞれの課題にすぐに取りかかることもできます。

反省点:議題の洗い出しが足りず、結局、時間オーバーに

 しかし、今回、うまくいったことばかりではありませんでした。

 いつもより20分も早く会議が終わろうとしていたとき、あるメンバーから「それから、来週までに、この件について決めなくちゃいけないんですが」「それから、この件も」と、議題が次々に出てきたのです。

 会議の終盤になって重要な議題が出てくるのは、開始時に議題を十分に確認しておかなかったことや、議題の優先順位や時間配分をきちんと決めていないことが原因です。次回からは「会議の最初にトピックを確認して時間配分を行う」という手順をきちんと行おうと思います。

 トピックには、議論のゴールや目的をはっきりと記述するのがよいそうです。すると、議論に必要な時間も見積もりやすくなります。

(例)トピックの設定の仕方
「○○セミナーについて」
 →「○○セミナー開催にむけて準備する項目のリストを完成させる」
「○○のスケジュールについて」
 →「○○のスケジュールが遅れている問題を解決する」

「議事録が完成してる!すごい!」とメンバーも大喜び

 議事録ドリブンの会議を終えて、会議に参加していたメンバーは「時間より早く終わったのに、もう議事録ができてるなんて、すごい!」「議事録を難波先生が書いてくれるので、楽ちんだね!」と、大喜びです。いや〜、こんなの、まだまだ序の口だよ! 議事録を制する者は会議を制すると言うし、みんなが喜んでいるスキに、会議をどんどん効率化していっちゃうよ!